Effektives Krisenmanagement für KMU's

Eine Krise kann jedes Unternehmen treffen. Besonders in der heutigen Zeit kann sich kaum eine Branche vor den Auswirkungen der Coronapandemie retten. Auf Grund der aktuellen Situation stehen allerdings hauptsächlich kleine und mittlere Unternehmen (KMU's) vor großen Herausforderungen. Seit nun mehr als einem Jahr wirkt sich das Corona-Virus auf die Wirtschaftslage und  somit auf eine Vielzahl deutscher Firmen aus. Viele Unternehmer*innen bangen um Ihre Existenz. Gastronomen und Einzelhändlern bleiben die Umsätze aus, wobei die Fixkosten wie Miete, Strom und Löhne weiter beglichen werden müssen. In Deutschland existieren rund 4,5 Millionen kleine und mittlere Unternehmen, welche einen großen Teil zur deutschen Wirtschaft beitragen. Die Coronakrise trifft diesen Sektor besonders hart. Doch auch diese Krise kann und muss überwunden werden.

Neben den staatlichen Förderungen und Hilfeleistungen, trägt auch das Krisenmanagement innerhalb eines Unternehmens enorm zur Krisenbewältigung bei. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in Ihrem Unternehmen ein effektives, modernes und langfristiges Krisenmanagement, insbesondere im Hinblick auf die Coronapandemie, umsetzen können.

Bereiten Sie sich auf mögliche Krisen vor!

Ein erfolgreiches Krisenmanagement setzt eine funktionierende Struktur und reibungslose Abläufe sowie Prozesse im Unternehmen voraus. Oftmals bahnen sich Krisensituationen bereits einige Zeit im Voraus an. Eine ausgereifte Infrastruktur ermöglicht Ihnen frühzeitiges Erkennen und somit auch schnelles Handeln. Trotz alledem können Unternehmen auch schlagartig von Krisen getroffen werden. Dies zeigt zuletzt die Coronapandemie, welche sich seit einiger Zeit enorm auf die Wirtschaft auswirkt. Diese Krise kam unerwartet und plötzlich auf viele Unternehmen zu, weshalb sie auf ein akutes Krisenmanagement zurückgreifen mussten. Eine derartige Situation hat es bislang noch nicht gegeben und fordert KMU's besonders heraus. Ein bereits vorhandener Krisenstab ermöglicht es Ihnen auch in akuten Situationen stets sicher zu Handeln. Bereiten Sie daher so früh wie möglich Sofortmaßnahmen für unterschiedliche Krisen vor, auf welche Sie dann  umgehend zurückgreifen können.

Hierfür bietet sich die frühzeitige Prozessoptimierung an, wie beispielsweise eine ausgereifte Infrastrukur für die Nutzung des Homeoffice. Auch eine organisierte Anordnung von Kundenkontakten um diese direkt erreichen zu können, ermöglicht Ihnen ein schnelles Handeln in akuten Krisensituationen. Hinsichtlich der kleinen und mittleren Unternehmen können branchenspezifische Maßnahmen gesetzt werden. Für Unternehmer*innen im Gastronomiebereich bietet es sich an den Fokus auf die Mitnahme von Speisen zu legen. Durch die jüngsten Ereignisse der Coronapandemie setzt bereits ein Großteil der Gastronomiebranche auf das Angebot von Speisen "To-Go". Um in diesem Fall wertvolle Zeit einsparen zu können, überlegen Sie im Voraus, welche Maßnahmen Sie in welchem Maße umsetzen können. Richten Sie beispielsweise bereits Ihre Homepage auf die Onlinebestellung von Speisen aus. Informieren Sie Ihre Lieferanten über Ihr geplantes Vorhaben und kalkulieren Sie zeitig, welche Bestellungen sie aufgeben sollten bzw. mit welchen Kosten sie rechnen müssen. Bereiten Sie auch die Kommunikation mit Ihren Kunden vor. Hier bieten sich Socialmediakanäle wie Instagram oder Facebook an, auf welchen Sie Ihre Kunden direkt und schnell über das neue Angebot "To-Go" informieren können.
Auch in der Fitnessbranche lassen sich Vorkehrungen treffen. Konkret bietet sich hier unteranderem die Vorbereitung von Onlinekursen bzw. virtuell durchgeführten Sporteinheiten an. Informieren Sie sich beispielsweise schon frühzeitig über die Möglichkeiten bezüglich einer Durchführung von Onlinekursen. Auch hier sollten Sie den Zeitaufwand und die Kosten vorkalkulieren.

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Verfallen Sie nicht in Panik!

Die ersten Reaktionen auf neue und akut eintretende Krisensituationen sind zunächst meist panisch. Oftmals ereilen Sie schlechte Nachrichten ganz plötzlich. Wichtig ist es allerdings auch in solchen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren. Für viele Unternehmer*innen wirkt die aktuelle Lage inmitten der Coronapandemie hinsichtlich Ihres Unternehmens aussichtslos. Durch den nun erneut verlängerten Lockdown und die erweiterten Auflagen und Maßnahmen, wird vielen KMU's der Weg zurück in das alltägliche Geschäft erschwert. Viele Unternehmen generieren kaum mehr Umsätze und befinden sich bereits an der untersten Grenze.
Versuchen Sie auch in einer solch schwierigen Lage Ihre Gedanken klar zu sammeln. Halten Sie sich bereits überwundene Krisen vor Augen und orientieren Sie sich daran. Wichtig ist es, dass Sie die aktuelle Krise als eine solche akzeptieren. Sehen Sie diese als eine erneute Herausforderung, an welcher Ihr Unternehmen und Ihr Team weiter wachsen können.

Bleiben Sie optimistisch!

Wie bereits erwähnt, scheinen manche Krisen zunächst unüberwindbar. Seit dem Jahr 2020 hat sich einiges geändert. Kleine und mittlere Unternehmen in jeder Branche sind von der Coronakrise stark betroffen. Die grundlegend sinkende Nachfrage seitens der Kunden und der somit fehlende Umsatz bestärken die oft pessimistischen Gedanken von Unternehmer*innen.
Versuchen Sie trotz dessen optimistisch in die Zukunft zu blicken! Die gemeinsame Botschaft vieler deutschen KMU's lautet "Wir lassen uns nicht unterkriegen!". Knüpfen Sie an diesen Gedanken an und überlegen Sie, welche positiven Aspekte Sie aus der jetzigen Situation ziehen können. Zum Beispiel bietet sich vor dem Hintergrund der stets fortschreitenden Digitalisierung der Online Vertrieb an. Viele Unternehmen setzen nun auf Online-Shops um weiterhin ihre Produkte und/oder Diensleistungen verkaufen zu können. Gestalten Sie Ihr Mindset und Ihr Unternehmen flexibel und anpassungsfähig. Neue Herausforderungen führen gleichzeitig einen Wandel mit sich. Verschließen Sie sich nicht vor diesem. Die Basis ist stets eine positive und optimistische Unternehmenskultur.

Leiten und motivieren Sie Ihre Mitarbeiter!

Ein motiviertes und produktives Team ist mitunter eines der Hauptbestandteile erfolgreicher Unternehmen. In Krisensituationen wird allerdings auch dieses durch einen oftmals hohen Stresspegel enorm belastet. Versuchen Sie Ihr Team zu ermutigen, es zu unterstützen und zu verstehen. Die individuellen Bedürfnisse geraten in Ausnahmesituationen oftmals in den Hintergrund. Eine Vielzahl an Aufgaben, ein stressiger Arbeitsalltag und Überstunden sind kaum zu vermeiden. Diese sollten sich jedoch nicht über einen längeren Zeitraum ziehen. Die Wertschätzung und Wahrnehmung der einzelnen Teammitglieder des Unternehmens sind besonders im Umgang mit schwierigen Aufgaben und neuen Herausforderungen wichtig.

In der aktuellen Situation bietet sich unterstützend für einen Großteil der Arbeitnehmer das Arbeiten im Homeoffice an. Sollten Sie in Ihrem Unternehmen die Möglichkeit haben, nutzen Sie diese. Neben der Entzerrung, beispielsweise in Großraumbüros, trägt das Arbeiten von zu Hause auch einen wichtigen Teil zum Krisenmanagement bei.

Achten Sie allerdings, insbesondere bei einer länger anhaltenden Homeoffice Periode, auf eine ausreichende Kommunikation. Viele Mitarbeiter vermissen den direkten Kontakt zu Kolleg*innen und fühlen sich allein gelassen, teils auch unbeholfen. Um diesem entgegenzuwirken, bieten sich etwa tägliche Meetings an, in welchen sich alle Teammitglieder kurz austauschen können. Entscheidend für die Motivation der Mitarbeiter*innen ist ein konsequentes aber auch verständnisvolles Auftreten der Geschäftsleitung. Wichtig hierbei ist, dass Sie trotz der aktuellen Krisensituation Ruhe und Sicherheit vermitteln können. Die Coronapandemie und auch die davon betroffene wirtschaftliche Lage bereitet nicht nur Unternehmer*innen große Sorge. Auch Arbeitnehmer leiden oft unter der Angst, ihre Arbeitsstelle dauerhaft zu verlieren. In solchen Situationen ist der Zuspruch und der Zusammenhalt innerhalb eines Unternehmens besonders wichtig.

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Unterstützen Sie sich gegenseitig!

Vielen anderen Unternehmen setzt die Coronakrise ähnlich zu, wie Ihrem eigenen. Scheuen Sie sich nicht und bitten Sie Ihr Netzwerk um Unterstützung. Bieten Sie im Gegenzug auch Ihre Hilfe an. So können Sie zusätzlich Ihr Netzwerk stabilisieren und erweitern. Grundlegend spielen Ihre Geschäftspartner auch im Krisenmanagement eine entscheidende Rolle. Achten Sie daher stets auf zuverlässige und standhafte Partner in Ihrem Unternehmensnetzwerk. Geschäftspartner und/oder Berater können Sie auf mögliche Anlaufstellen bezüglich staatlicher Hilfeleistungen hinweisen und unterstützen. Hier finden sie weitere Informationen und eine detaillierte Auflistung zu möglichen Überbrückunghilfen.

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Planen Sie die Zukunft!

Der beste Weg um Ihr Krisenmanagement auch zukünftig effektiv zu gestalten, ist der Blick in die Zukunft. Zum einen ermöglichen Sie sich selbst und Ihrem Unternehmen die Chance auf einen positiven Ausblick nach einer schweren Krisenzeit, zum anderen ist eine Planung wichtig um sich langfristig auf zukünftige Krisensituationen vorzubereiten. Grundsätzlich sollten Sie die Ebenen und Bereiche in Ihrem Unternehmen definieren und gegebenenfalls an Abteilungen zuweisen. Sollten Sie die Kapazität besitzen bietet sich auch ein/e Krisenmanager*in an. Diese/r kann den Umgang mit der aktuellen und zukünftigen Krisensituationen planen. So können Sie Problemfelder, Produkte oder Leistungen schnellstmöglich differenziert betrachten um somit auch die Betroffenheit der einzelnen Bereiche identifizieren. Oftmals sind Teilbereiche Ihres Unternehmens unterschiedlich stark betroffen.

Auch für die zukünftige Krisenkommunikation ist eine zukunftsorientierte Planung ausschlaggebend. Versuchen Sie bereits vor Eintritt einer Krisensituation die direkten Kommunikationswege klar zu definieren. Ein konkretes Beispiel findet man hierfür im Gastronomiebereich oder im Einzelhandel. Je nach Ausgangssituation werden Unternehmen die Möglichkeit geboten unter strengen Auflagen zu öffnen bzw. Ihren Vertrieb wieder aufzunehmen. Oftmals ist dies Inzidenz-abhängig und entscheidet sich daher innerhalb weniger Tage teils auch Stunden. Geschäftsführer*innen eines Gastronomiebetriebes müssen daher auf schnellstem Wege Mitarbeiter, Lieferanten, Behörden sowie Kunden erreichen können, um sowohl die Ware als auch das Personal etc. rechtzeitig zur Öffnung einteilen zu können.
Nehmen Sie auch das Angebot der Digitalisierung mit auf.  Diese ermöglicht Ihnen eine schnelle und direkte Kommunikation. Bewährt hat sich dies auch hinsichtlich des Homeoffice. Viele Unternehmen werden auch zukünftig auf dieses Konzept weiter aufbauen. Dies lässt sich mitunter auf die staatliche Unterstützung zurückführen, welche die Digitalisierung von Unternehmen, beispielsweise mittels Überbrückungshilfen, fördert. Die digitale Infrastruktur, insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen, wird stets weiter ausgebaut. Durch die Coronapandemie als Auslöser sahen viele Firmen die Möglichkeit den technischen Fortschritt zu nutzen. Hinsichtlich eines modernen Krisenmanagements ist kaum ein Aspekt schwerwiegender als der Faktor Digitalisierung. Im Hinblick auf die Zukunft haben Unternehmen, welche nun bereits beispielsweise das Konzept Home Office aufgebaut haben, einen entscheidenden Vorteil, denn das Krisenmanagement profitiert enorm aus bereits bestehenden und ausgereiften Prozessen und Strukturen im Unternehmen.

Fazit

Die Coronapandemie fordert viele Firmen heraus. In einigen Branchen ruft diese eine existenzielle Krise hervor, welche zuvor so noch nie da gewesen ist. Die besonders stark betroffenen KMU's sehen teils kaum mehr einen Weg diese zu überstehen. Viele sehen sich bereits gezwungen Ihr Unternehmen dauerhaft zu schließen. Auch wenn die aktuelle Situation viele Unternehmer*innen vor eine große Herausforderung stellt, kann auch diese gemeistert werden. Mit einem effektiven Krisenmanagement und einem optimistischen Blick in die Zukunft werden Sie und Ihr Unternehmen diese Krise meistern!

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